Datenschutzhinweise zur sicheren Anerkennung von Studienleistungen mit dem digitalen Anerkennungstool der Philosophischen Fakultät der HHU

Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (im Folgenden HHU) für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13 bzw. Artikel 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nach.

1. Kontaktdaten
Verantwortlich für die Verarbeitung ist die HHU, eine vom Land NRW getragene, rechtfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch die Rektorin Prof. Dr. Anja Steinbeck vertreten.

1.1. Kontaktdaten des Verantwortlichen
Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Universitätsstr. 1
40225 Düsseldorf
Tel.: 0211 81-10000
https://www.hhu.de

1.2. Ansprechpartner für diese Verarbeitung
Der Studiendekan der Philosophischen Fakultät
E-Mail: studiendekanat.phil@hhu.de

1.3. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten
Die behördliche Datenschutzbeauftragte der HHU erreichen Sie postalisch unter oben angegebener Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt:
Die Datenschutzbeauftragte
E-Mail: datenschutz@hhu.de
Tel.: 0211 81 – 13060
https://www.hhu.de/datenschutz

2. Angaben zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten und Zwecken der Verarbeitung
Zweck der Verarbeitung „Sichere Anerkennung von Studienleistungen mit dem digitalen Anerkennungstool der Philosophischen Fakultät“ ist die Bereitstellung einer technisch abgesicherten Möglichkeit zur digitalen Beantragung der Anerkennung von Studienleistungen für Studierende der Philosophischen Fakultät.

Zu diesem Zweck werden folgende personenbezogene Daten erhoben:
• Authentifizierungsdaten (Vorname, Nachname, MA-Nummer, Unikennung)
• Prüfungsdaten (Studiengang, Prüfungsordnung, Status Rückmeldung, bestandene Module/Kurse, Prüfungsdatum, Note, Creditpoints)
• Leistungsdaten zur Anerkennung (HHU intern: gemäß Schlüssel der LSF-ID | HHU extern: Veranstaltungstitel, Zeitraum der Leistungserbringung, Erbringungsort, Prüfungsform, Förderungsteilnahme)

Die Daten werden von Ihnen direkt erhoben, d.h. Sie machen die Angaben selbst.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Ihre personenbezogenen Daten werden auf Grund der Bestimmungen der DSGVO und des Landesdatenschutzgesetzes sowie ggf. weiteren maßgeblichen Gesetzen verarbeitet. Dies geschieht nur zu dem in Ziffer 2 angeführten Zweck.
Als Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung dienen Art. 6 Abs. 1 lit e DSGVO in Verbindung mit §3 DSG NRW in Verbindung mit §63 HG.
Bei Vorlage von Prüfungsleistungen können ggf. Daten Dritter durch den Antragsteller offengelegt werden. Beispielsweise durch Angabe des Prüfers / Dozenten. Hier ist das berechtigte Interesses des Antragstellers auf Anerkennung seiner Leistung zu berücksichtigen.

4. Übermittlung personenbezogener Daten
Interner Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten, die von der HHU für die unter Ziffer 2 genannten Zwecke verarbeitet werden, ist die jeweils mit der Anerkennung beauftragte Person Ihres Studienfachs und nach deren Befürwortung die Studierenden- und Prüfungsverwaltung (SPV). Es erfolgt grundsätzlich keine Übermittlung an Dritte. Wir weisen aber darauf hin, dass die IT-Abteilungen bzw. ein Dienstleister im Rahmen von Pflege- und Wartungsarbeiten möglicherweise Zugriff haben.

5. Dauer der Verarbeitung/Datenlöschung
Die HHU speichert Ihre personenbezogenen Daten:
• Im Anerkennungstool: Die Daten werden nur so lange im Speicher gehalten, wie technisch notwendig. Die Datenlöschung erfolgt unmittelbar mit Versand der Bestätigungsemail über das Anstoßen des Anerkennungsprozesses. Bei vorherigen Abbruch erfolgt keine Speicherung über die Session hinweg.
• Bei den Anerkennungsbeauftragten: Die Daten werden unmittelbar nach Prüfung der Beantragung und Weiterleitung an die Studierenden- und Prüfungsverwaltung gelöscht.
• In der Studierenden- und Prüfungsverwaltung: Die Daten werden gespeichert, solange es für die Erfüllung der Zwecke gemäß Ziffer 2, für die Erfüllung von vertraglichen Pflichten oder von gesetzlich vorgegebenen Pflichten erforderlich ist. Danach werden diese Daten gelöscht.

6. Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DSGVO gewährten Rechte geltend machen:
• das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO). Es gelten die Einschränkungen nach § 12 DSG NRW;
• das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO);
• das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO. Es gelten die Einschränkungen nach § 10 DSG NRW;
• das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen;
• das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO;
• das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DSGVO). Die für die HHU zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen:
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Wir wären Ihnen allerdings dankbar, dass Sie –bevor Sie sich mit Ihrem Anliegen an die Aufsichtsbehörde wenden- mit unserer Datenschutzbeauftragten Kontakt aufnehmen würden. Wir werden versuchen, Ihrem Anliegen gerecht zu werden.

7. Gültigkeit dieser Datenschutzhinweise
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzhinweise abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetze bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Diese Datenschutzhinweise gelten in der jeweils zuletzt durch die HHU veröffentlichten Fassung.